“在行政采購(gòu)行業(yè)多年,我認(rèn)為行政采購(gòu)工作最核心的價(jià)值在于兩方面,一是有效降低公司的成本、優(yōu)化公司的成本結(jié)構(gòu),二是保障公司流程的合規(guī)性,滿足上市公司對(duì)于財(cái)務(wù)審計(jì)等環(huán)節(jié)的要求。”

(資料圖片僅供參考)

作為新氧行政部門的負(fù)責(zé)人,關(guān)亮曾先后在海航、國(guó)美、獵聘等眾多國(guó)內(nèi)知名企業(yè)工作過(guò),是行政采購(gòu)行業(yè)的一位老兵。多年的從業(yè)經(jīng)歷,讓關(guān)亮對(duì)行政采購(gòu)工作有著自己充分且獨(dú)特的理解,也能夠?qū)⒉煌?、不同行業(yè)的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)融匯到自己當(dāng)下工作中,為公司的降本增效和創(chuàng)新發(fā)展提供支持。

增專票秒開(kāi)、系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)賬京東企業(yè)業(yè)務(wù)讓采購(gòu)管理更合規(guī)

對(duì)于行政部門的采購(gòu)來(lái)說(shuō),合規(guī)是開(kāi)展工作的基礎(chǔ)。關(guān)亮認(rèn)為,采購(gòu)合規(guī)不僅要讓所有的采購(gòu)行為符合公司規(guī)定的流程,還要能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)流程中存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、主動(dòng)改進(jìn),提升公司經(jīng)營(yíng)管理效率。

2018年9月,關(guān)亮初入新氧,當(dāng)時(shí)行政部的采購(gòu)多數(shù)是通過(guò)線上個(gè)人商家進(jìn)行,這類商家一般只提供普通發(fā)票,并不能完全符合公司財(cái)務(wù)合規(guī)結(jié)算的要求,時(shí)常會(huì)出現(xiàn)反復(fù)溝通,采購(gòu)效率得不到提升?！霸?jīng)歷過(guò)一次部門在某電商平臺(tái)上采購(gòu)了一批辦公物資,因?yàn)閷?duì)方開(kāi)具的發(fā)票并不合規(guī),導(dǎo)致無(wú)法通過(guò)財(cái)務(wù)的審核、無(wú)法結(jié)賬報(bào)銷。”針對(duì)這類問(wèn)題,關(guān)亮將以往在采購(gòu)合規(guī)化管理方面的成功經(jīng)驗(yàn),帶到了新氧采購(gòu)業(yè)務(wù)中。

入職新氧以后,關(guān)亮開(kāi)始在部門內(nèi)推行通過(guò)京東企業(yè)業(yè)務(wù)進(jìn)行物資采購(gòu)?！霸诖饲暗膸准夜纠?我就經(jīng)常使用京東,除了眾所周知的品質(zhì)有保障、運(yùn)輸時(shí)效快以外,在結(jié)算環(huán)節(jié),京東企業(yè)業(yè)務(wù)還能夠直接開(kāi)具增值稅專用發(fā)票,并且可以實(shí)現(xiàn)‘一單一票一款’,每個(gè)訂單均可系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)賬、核銷,有效避免發(fā)票錯(cuò)開(kāi)、漏開(kāi)問(wèn)題。此外,京東的發(fā)票速度也很快,在提交開(kāi)票申請(qǐng)后電子發(fā)票就能‘秒開(kāi)’,大大提高后續(xù)的財(cái)務(wù)對(duì)接效率。”關(guān)亮說(shuō)道,“如今在新氧,我所在部門負(fù)責(zé)的電視、微波爐、冰箱、空調(diào)、空氣凈化器等電器設(shè)備類的實(shí)物物資以及辦公耗材基本全部都在京東企業(yè)業(yè)務(wù)購(gòu)買,甚至很多都是京東京造的產(chǎn)品,這對(duì)我們采購(gòu)合規(guī)起到了重要的推動(dòng)作用?！?/p>

通盤思考、優(yōu)化策略采購(gòu)降本既要有努力、也要講方法

在保障采購(gòu)合規(guī)性的同時(shí),落實(shí)降本增效也是關(guān)亮的重要任務(wù)。據(jù)關(guān)亮介紹,新氧從成立之初就秉持著“降本增效”的經(jīng)營(yíng)原則,行政部更是從工作的方方面面去挖掘降本提效的空間。在他看來(lái),降本并不是一味地尋求低價(jià),關(guān)鍵在于如何從全局出發(fā)制定更優(yōu)的采購(gòu)策略,這需要采購(gòu)人對(duì)于采購(gòu)有著通盤思考。

關(guān)亮分享了一個(gè)例子。2019年上半年,新氧辦公地址從望京Soho搬到來(lái)廣營(yíng)科技中心,辦公區(qū)的裝修改造涉及一系列采購(gòu),包含了硬裝類裝修、弱電工程、空調(diào)改造、消防改造等,類目龐雜、金額很大,每一步都要非常謹(jǐn)慎。關(guān)亮作為總負(fù)責(zé)人,全程跟進(jìn)了裝修采購(gòu)工作?！把b修是一個(gè)很考驗(yàn)個(gè)人經(jīng)驗(yàn)的工作,如果前期工作做的不夠細(xì),后期會(huì)產(chǎn)生大量的增項(xiàng),在我看來(lái)增項(xiàng)如果是超過(guò)一定百分比,實(shí)際上這個(gè)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)行政就是不合格的?！标P(guān)亮表示。

為了確保此次裝修采購(gòu)的成本控制,關(guān)亮帶領(lǐng)行政部花了整整一個(gè)半月時(shí)間進(jìn)行前期調(diào)研,每天和不同的供應(yīng)商開(kāi)會(huì)溝通、審核資質(zhì),接下來(lái)的一個(gè)月每天也在加班做標(biāo)書(shū)、開(kāi)招標(biāo)會(huì)、定標(biāo)、簽合同。“用了將近3個(gè)月時(shí)間,我們才為每一個(gè)裝修項(xiàng)目挑選出了最合適的供應(yīng)商。最終實(shí)際產(chǎn)生的費(fèi)用也和我們前期的立項(xiàng)預(yù)算幾乎保持一致。”

根據(jù)上述項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn),為了降低公司相關(guān)采購(gòu)項(xiàng)目的不必要增項(xiàng)費(fèi)用,在保證物資質(zhì)量的基礎(chǔ)上,關(guān)亮對(duì)部門其他的采購(gòu)項(xiàng)目都進(jìn)行了合理性采購(gòu)的調(diào)整,以實(shí)現(xiàn)成本的降低。 “對(duì)于必須性強(qiáng)的實(shí)物商品或服務(wù)商品的采購(gòu),我們一直在堅(jiān)持推進(jìn)和京東企業(yè)業(yè)務(wù)的合作,借助數(shù)字化采購(gòu)解決方案,持續(xù)優(yōu)化采購(gòu)管理流程,實(shí)現(xiàn)資金預(yù)算、需求計(jì)劃、對(duì)賬結(jié)算、開(kāi)票、售后質(zhì)保等全流程的高效協(xié)同?！?/p>

但對(duì)于一些可調(diào)控的物資采購(gòu),新氧開(kāi)始以輕運(yùn)營(yíng)的模式來(lái)降低投入成本。比如員工使用的電腦,新氧開(kāi)始采用租賃模式,來(lái)落實(shí)“輕資產(chǎn)化經(jīng)營(yíng)”策略,減小現(xiàn)金流壓力;包括原先公司隨處可見(jiàn)的綠植,行政部也重新進(jìn)行了評(píng)估,優(yōu)先保障大堂、會(huì)議室、辦公室等公共區(qū)域的美觀,其他的區(qū)域則盡量減少綠植覆蓋;資產(chǎn)類也是同理,比如微波爐冰箱,行政部也秉承“壞了先修、修不好再換”的原則,效減少了更換頻率,變相實(shí)現(xiàn)了降本。”

面向2023年,新氧提出了全新的發(fā)展戰(zhàn)略,實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)的進(jìn)一步升級(jí),落地產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)的戰(zhàn)略,助力品牌和商家提供更優(yōu)化服務(wù)。關(guān)亮所在的行政部也設(shè)定了2023年的部門目標(biāo),關(guān)亮說(shuō)道,“今年行政部最迫切的需求依然是降本增效,我們會(huì)在數(shù)字化采購(gòu)領(lǐng)域開(kāi)展更多的嘗試,探索更多降本提效的可能性?！?/p>

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